1.1. L’entité qui collecte et traite vos données personnelles est la société

A ce titre, EDYEVENT s’engage à respecter la législation nationale et européenne applicable en vigueur, y incluant notamment le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016, la loi du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que toute autre règlementation applicable.

1.2. Si le Site contient des cookies de tiers et que vous avez accepté leur utilisation, ces tiers sont également susceptibles de collecter vos données personnelles, en qualité de responsables de traitement (sauf si ces cookies sont déposés pour le compte d’EDYEVENT, auquel cas ces tiers agissent comme sous-traitants, pour le compte et sur instructions d’EDYEVENT). Pour plus de détails sur ces cookies, vous pouvez vous référer à la « Politique de gestion des cookies » du Site.

Pour consulter et visiter le Site, vous n’avez pas, en principe, à communiquer de données personnelles. Par exception, des cookies peuvent être stockés sur votre terminal dans les conditions et modalités prévues dans la « Politique de gestion des cookies » disponible sur le Site.

Nous pouvons collecter certaines de vos données personnelles par le biais des formulaires disponibles sur le Site, à savoir vos nom, prénom, société, fonction, mail, téléphone, adresse, SIRET de l’entreprise, OPCO de référence, situation professionnelle (salarié, free-lance), et le contenu des messages que vous nous transmettez via le Site.

Ces données personnelles sont collectées directement auprès de vous via le Site. Vous vous engagez expressément à ne communiquer que des informations complètes, exactes et actualisées, et ne portant préjudice ni aux intérêts ni aux droits des tiers.

Les données personnelles indispensables à EDYEVENT sont signalées. Les autres informations ont un caractère facultatif.

3.1. La collecte et le traitement de vos données personnelles sont justifiés par différentes bases légales en fonction de notre usage.

EDYEVENT s’assure ainsi de disposer de l’une des bases juridiques suivantes :

• les mesures précontractuelles et l’exécution d’un contrat : la collecte et le traitement de vos données personnelles sont nécessaires en vue de la conclusion du contrat envisagé puis à l’exécution du contrat auquel vous avez consenti ;
• le consentement : la collecte et le traitement des données personnelles sont acceptés expressément (cookies impliquant des données personnelles par exemple). Ce consentement peut être retiré à tout moment ;
• l’intérêt légitime : EDYEVENT dispose d’un intérêt à collecter et traiter vos données personnelles qui soit justifié, équilibré et qui ne porte pas atteinte à la vie privée. Il est possible de s’opposer à ce type de traitement auprès de nous, sauf exceptions ;
• l’obligation légale : la collecte et le traitement de vos données personnelles sont obligatoires en application d’un texte de loi (conservation des factures par exemple).

3.2. Nous collectons et traitons vos données personnelles pour différentes finalités :

• Gérer et répondre à vos demandes d’informations ou de documents via le Site,
• Si vous êtes un professionnel, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous adresser nos communications commerciales et promotionnelles par email (notamment actualités concernant le congrès, le programme, les thématiques, des informations sur d’autres congrès ou salons).

Dans ce cas, vous reconnaissez utiliser exclusivement une adresse email professionnelle lors de votre utilisation du Site. A ce titre, vous êtes informé au moment de la collecte de votre adresse email que celle-ci sera utilisée à des fins de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer lors de la collecte ou postérieurement, à tout moment : 

• via le lien de désabonnement figurant dans les emails qui vous seront adressés,
• en suivant la procédure indiquée dans l’article « Vos droits sur vos données personnelles ».

vous pourrez accepter de recevoir des communications commerciales de nos partenaires, si vous le souhaitez.

Par exception, dans l’hypothèse où l’adresse email que vous utilisez est une adresse professionnelle générique (info@societe.com par exemple), elle n’est pas soumise au droit d’opposition.

• Si pouvons vous adresser des communications commerciales et promotionnelles par email, après consentement exprès de votre part via une case à cocher, pour chacune des utilisations envisagées :
  • recevoir nos informations et offres par email ;
  • recevoir des informations et offres de nos partenaires.

Par exception, des communications commerciales et promotionnelles pourront vous être adressées si vous êtes déjà notre client et que l’objet des communications concerne des produits et services analogues à ceux que vous avez achetés sur le Site, sauf si vous vous opposez à ce traitement.

Dans tous les cas, vous pouvez vous opposer à tout moment à la réception de nos communications commerciales et promotionnelles qui vous sont envoyées :

• via le lien de désabonnement figurant dans les emails de prospection qui vous seront adressés,
• en suivant la procédure indiquée dans l’article « Vos droits sur vos données personnelles » de la présente Politique de confidentialité.

4.1. Vos données personnelles sont conservées par nos soins pour la durée strictement nécessaire à la mise en œuvre des finalités. Ainsi, les durées de conservation de vos données personnelles dépendent des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

Les données personnelles sont conservées pour les durées correspondant aux phases suivantes :

• Base active : vos données personnelles sont conservées pour notre durée d’utilisation courante, c’est-à-dire la durée qui nous est nécessaire pour accomplir les finalités ;
• Archivage intermédiaire : cette phase facultative intervient lorsque l’objectif de traitement des données personnelles est atteint, mais que la conservation de vos données personnelles est nécessaire, par exemple pour répondre à une obligation légale ou constituer une preuve pendant le délai de prescription. Dans ce cas, l’accès est restreint aux seules personnes habilitées ayant un intérêt à en connaître en raison de leurs fonctions.

Passés les délais fixés ci-dessus, vos données personnelles sont soit supprimées (sans que nous n’en conservions de copie). Il vous est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous serons plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

4.2. Concernant notre relation avec vous, vos données personnelles sont conservées pendant une durée de 3 (trois) ans à compter de la fin de la relation commerciale concernant un client (dernier achat par exemple) ou du dernier contact émanant d’un prospect (inscription à une newsletter par exemple).

Concernant les communications commerciales qui vous envoyées par mail après acceptation de votre part : 

• Par notre société : nous traitons vos données personnelles jusqu’au retrait de votre consentement ou l’exercice de votre droit d’opposition, ou, à défaut, 3 (trois) ans à compter de la fin de notre relation commerciale pour un client ou du dernier contact émanant d’un prospect,
• Par nos partenaires : vos données personnelles sont traitées jusqu’au retrait de votre consentement, ou, à défaut, 3 (trois) ans à compter de leur dernier contact avec vous.

Indépendamment de ce qui précède, vos données personnelles seront conservées dans notre intérêt légitime, pendant la période durant laquelle notre responsabilité pourrait être engagée suite au traitement pour gérer les contentieux ou précontentieux, ou afin que nous puissions satisfaire à nos obligations légales de conservation.

5.1. En fonction de leurs besoins respectifs, vos données personnelles peuvent être transmises :

• aux personnels d’EDYEVENT qui doivent en avoir connaissance dans le cadre de leurs fonctions ;
• aux services chargés du contrôle de nos activités (commissaire aux comptes notamment) ;
• à nos sous-traitants, partenaires et leur personnel auxquels EDYEVENT fait appel ;
• aux organismes publics (organismes fiscaux et sociaux), les autorités compétentes (autorités judiciaires et auxiliaires de justice dans le cadre de procédures judiciaires), les officiers ministériels ;
• et à toute autre entité qui devrait être considérée comme destinataire en application de la réglementation applicable.

5.2. Vos données personnelles ne sont pas transmises, échangées, vendues ou louées à nos partenaires commerciaux.

6.1. Nous essayons au maximum de faire héberger vos données personnelles dans l’Union Européenne.

6.2. Néanmoins, pour certaines fonctionnalités du Site, nous devons transférer vos données personnelles strictement nécessaires à la réalisation du traitement concerné en dehors de l’Union Européenne, par le biais de nos sous-traitants.

Dans ce cas, le transfert de vos données personnelles est opéré de la façon suivante :

• vos données personnelles sont transférées dans un pays ayant été jugé comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission Européenne ; ou
• vos données personnelles sont transférées en vertu des dérogations prévues par la réglementation applicable ;

vos données personnelles sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données personnelles n’a pas été reconnu comme adéquat à la réglementation applicable : nous nous engageons dans ce cas à prendre toutes mesures et garanties nécessaires pour sécuriser de tels transferts. Cela peut inclure notamment la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, l’application de règles d’entreprise contraignantes ou d’un mécanisme de certification approuvé.

7.1. Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles collectées et traitées par nos soins :

• droit d’accès à vos données personnelles : il s’agit du droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont traitées, et si tel est le cas, d’y accéder,
• droit de rectification de vos données personnelles : il s’agit du droit d’obtenir la modification de vos données personnelles inexactes ou incomplètes,
• droit à la limitation du traitement de vos données personnelles : il s’agit du droit d’obtenir un traitement de vos données personnelles limité, dans les cas suivants : lorsque vous vous opposez au traitement de vos données personnelles, lorsque vous contestez l’exactitude des données personnelles ou lorsque vous pensez que leur traitement est illicite, ou encore lorsque le délai pour supprimer vos données personnelles arrive à expiration, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits. Ce droit ne s’applique pas pour vos données personnelles qui seraient nécessaires à l’exécution d’une commande,
• droit à l’effacement de vos données personnelles : il s’agit du droit d’obtenir la suppression des données personnelles dans certains cas (vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquels elles ont été initialement collectées, font l’objet d’un traitement illicite, etc.), et sous réserve des obligations légales ou légitimes en matière de conservation,
• droit à la portabilité de vos données personnelles : il s’agit du droit de recevoir vos données personnelles à tout moment dans un format structuré et couramment utilisé, et les transmettre à un autre responsable de traitement. Le droit à la portabilité concerne uniquement les traitements réalisés sur la base de votre consentement ou de l’exécution des CGU nous liant,
• droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles : il s’agit du droit de refuser le traitement effectué par nos soins pour les traitements basés sur notre intérêt légitime et ceux à des fins de prospection commerciale, sauf notamment en cas de motif légitime impérieux pour le traitement, si un contrat nous lie, si vous avez donné votre consentement (vous devrez alors retirer votre consentement et non vous opposer), ou encore si une obligation légale nous impose de traiter vos données personnelles,
• droit de définir des directives quant au sort de vos données personnelles traitées par nos soins (conservation, effacement ou communication notamment) après votre décès. Vous pouvez les modifier à tout moment. Si vous nous transmettez de telles directives, vous acceptez que vos données personnelles soient conservées, transmises et exécutées. A défaut de désignation spécifique, vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et nous demander leur mise en œuvre.

Lorsque la collecte et le traitement de vos données personnelles sont fondés sur votre consentement, il peut être retiré à tout moment. Seuls les traitements fondés sur cette base légale seront affectés et suspendus. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant le retrait. Tous les traitements mis en œuvre sur une autre base légale se poursuivront dans les conditions et modalités décrites dans la Politique de confidentialité.

Vous disposez en outre du droit d’introduire une réclamation devant l’autorité nationale compétente, en l’occurrence la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), sans préjudice de tous autres recours devant les juridictions compétentes. 

7.2. Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en vertu de la règlementation applicable, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous :

• email envoyé à l’adresse a.frantz@edyevent.fr
• courrier envoyé par voie postale à EDYEVENT, 4 rue de la Ferme – 92250 La Garenne-Colombes. La demande doit contenir au minimum les nom, prénom, ainsi qu’un justificatif de votre identité.

Nous traiterons votre demande dans le délai d’un (1) mois à compter de sa réception.

AVERTISSEMENT : les délais de traitement des demandes seront nécessairement augmentés (dans la limite du délai légal) si elles sont effectuées par courrier postal, en raison des contraintes matérielles et techniques liés à ce mode d’envoi.

8.1. Nous nous engageons à prendre les mesures appropriées pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, et de les protéger contre toute perte, détournement, divulgation non autorisée, altération ou destruction.

A ce titre, nous mettons en œuvre des mesures organisationnelles, techniques pour protéger vos données personnelles contre les altérations, destructions, divulgations et accès non autorisés.

Les systèmes informatiques utilisés pour la conservation de vos données personnelles sont dotés d’un dispositif de protection logiciel. Des procédures de sauvegarde physique et électronique des données personnelles collectées à partir du Site sont mises en œuvre, conformément à la législation française et européenne en vigueur en matière de données personnelles.

Nos salariés, ainsi que ceux des filiales et sociétés affiliées le cas échéant, qui, du fait de leur fonction, auraient accès à vos données personnelles s’engagent à la plus grande confidentialité à cet égard.

Nous ferons de notre mieux pour protéger vos données personnelles. Si vous soupçonnez une utilisation non autorisée, un dommage ou une perte de vos données personnelles, veuillez-nous en informer immédiatement en utilisant les coordonnées indiquées à l’article « Pour plus d’informations » ci-dessous.

8.2. En cas de violation de vos données personnelles, nous nous engageons à en notifier la CNIL dans les conditions prescrites par la règlementation applicable. Si ladite violation entraîne un risque élevé, en termes de vie privée notamment, nous vous en aviserons et vous communiquerons les informations et recommandations nécessaires.

Si vous avez des questions concernant notre gestion de vos données personnelles, si vous avez besoin de signaler un problème, vous pouvez nous contacter par l’un des moyens suivants :

• en envoyant un mail à l’adresse a.frantz@edyevent.fr ;
• en adressant un courrier par voie postale à l’adresse suivante : EDYEVENT, 4, rue de la Ferme – 92250 La Garenne-Colombes